Sakrivanje ili neprilagođivanje? Zapisivanje za nove tvrtke

Pokretanje vlastitog poslovanja uzbudljiv je prvi korak u svijetu broda. To je i početak vašeg odnosa s IRS-om.

Vi ste zakonski obvezni voditi financijske podatke od ruke za IRS. No, od kojih biste trebali držati, a koje su samo izvanredne uredske zbrke?

U online knjigovodstvenoj službi Bench, stručnjaci smo za finim nijansama praćenja vaših financijskih sredstava. U ovom vodiču ćemo pogledati koje zapise trebate zadržati, koliko dugo ih trebate zadržati i nekoliko učinkovitih metoda koje možete koristiti za organizaciju svoje evidencije.

Vidi također: Mogu li to trošiti? Računovođa objašnjava svijet zapisivanja

Koji porezni zapisi moram zadržati?

Ako ste samozaposleni ili imate malu tvrtku, IRS zahtijeva od vas da zadržite dokumentaciju koja podržava potraživanja o prihodima, odbitcima, ili kredit koji se pojavljuje na obrascu porezne prijave. To dokazuje da ste zaradili ono što ste rekli IRS-u koji ste zaradili ili ste kupili ono što ste rekli da ste kupili IRS.

Općenito, dokumentacija koju trebate voditi sadrži:

• Primici
• Izjave o bankovnim i kreditnim karticama
• Računi
• Otkazane čekove
• Računi
• Dokaz plaćanja
• Financijska izvješća od vašeg knjigovođa
• Prethodna prijava poreza
• W2 i 1099 obrasci
• Svi drugi dokumenti koji podupiru stavku od prihoda, odbitka ili kredita prikazanog na poreznoj prijavi

Imajte na umu da ovo nije sveobuhvatan popis. Priroda i pravna struktura vašeg poduzeća će utjecati na evidencije koje trebate držati za IRS.

Teškoće dokazivanja su vama, vlasnik tvrtke, da dostavi sve potrebne dokumente. Dakle, kad započnete vođenje evidencije, poštujte ovo jednostavno načelo: Držite sve.

U slučaju revizije, prva linija obrane je priznanica i porezni zapisi. Pohranjivanje svih njih povećat će vašu razinu zaštite. Također, čuvanje računa potvrđuje da ćete moći podnijeti zahtjev za bilo kakve porezne odbitke za koje ste dugovali.

Vidi također: 7 knjigovodstvene navike svako bi trebao usvojiti

Mogući izuzetak: Pravilo 75 $

Postoje neki troškovi za koje niste zakonski dužni čuvati priznanicu. Na primjer, IRS ne zahtijeva od vas da zadržite priznanicu za putovanja (minus smještaj), zabavu, darove ili prijevoz, pod uvjetom da vrijedi sljedeće:

• Trošak, ne uključujući smještaj, manji je od $ 75
• Trošak je za prijevoz, a potvrda nije dostupna

Međutim, imajte na umu da se u slučaju revizije može dovesti u pitanje bilo koji trošak - čak i oni ispod 75 dolara.

Za više informacija, pogledati IRS smjernice o dokazivanju troškova ispod 75 dolara.

Vidi također: Računovodstveni varalica

Koliko dugo morate voditi porezne zapise

Pravilo od tri godine:

Planirajte zadržati svoj porez evidenciju za tri godine nakon datuma podnošenja povrata, ili od datuma dospijeća tog povratka (što god je kasnije). Ako podnesete povratak rano, tretira se kao da je podnesen na rok dospijeća.

Ovo trogodišnje pravilo nam dolazi preko Statuta ograničenja, to je razdoblje u kojemu vi, porezni obveznik, možete izmijeniti i dopuniti povrat poreza ili u kojem IRS može reviziju navedene porezne prijave. Nakon što istekne razdoblje ograničenja, više vam nije potrebno voditi porezne zapise za to razdoblje.

Iznimke od tri godine:

Kao i uvijek, postoje iznimke od ovog pravila. U nekim ćete slučajevima morati držati evidencije duže od trogodišnjih zahtjeva za ograničenje statusa. Iznimke uključuju:

Loše dugove i bezvrijedni vrijednosni papiri: Ako ste oduzeli trošak od bilo koje od njih na poreznu prijavu, vodite evidenciju sedam godina.

Nedostaju prihodi: Ako ne prijavite prihod do IRS-a, i to je više od 25 posto bruto prihoda navedeno na vašem povratu, vodite evidenciju šest godina nakon datuma podnošenja ili datum dospijeća povrata - što god je kasnije.

Zapisnici zaposlenika: Zapisnici o zaposlenju trebaju se čuvati četiri godine nakon što dospijevaju relevantni porezi na plaću ili se plaćaju, ovisno što je kasnije.

Prijevara neispravno: Ako ispunite povrat prijevare, bolje ga držati.

Zapisi o imovini: Trebate voditi evidenciju vezanu uz posjedovanje imovine za vrijeme trajanja zastare - tri godine - nakon što je navedeno vlasništvo napustilo vašu posjed.

Što se tiče zapisa o vlasništvu, morate se pridržavati dokumentacije kao što su djela, naslovi i baze podataka o troškovima. To vam omogućuje izračunavanje bilo kakve amortizacije ili smanjenja iscrpljenja, kao i faktora dobitka ili gubitka prilikom prodaje ili raspolaganja imovinom.

Vidi također: 6 računovodstvenih pogrešaka koje ugrožavaju malu tvrtku

Nakon što odredite koje zapise trebate zadržati i koliko dugo, vrijeme je da postavite sustav za njihovo organiziranje.

Srećom, IRS prihvaća digitalne dokumente sve dok su oni potpuna i precizna reprodukcija izvornika. Na zahtjev, trebali biste biti u mogućnosti proizvesti čitljivu, tiskanu kopiju bilo kojeg dokumenta.

To znači da su dani korištenja krhkog ormara za pohranu za pohranjivanje vaših poreznih evidencija gotovi; postoje brojna digitalna rješenja koja možete koristiti kako biste bez papira i vodili evidenciju.

Sigurne opcije za pohranu oblaka kao što su Dropbox, Evernote ili Google disk omogućuju vam sigurno pohranjivanje dokumenata na mreži. Nakon što se ustanovi vaš posao, ako smatrate da se bavite s puno papirologije, razmislite o ulaganju u automatsko skeniranje velike brzine kako biste učinkovitije prenijeli na mrežu.

Također je dobra ideja da zadržite sigurnosnu kopiju

Vidi također: Small Business Accounting 101: 9 koraka za dobivanje novog posla na praćenje

Zadržavanje evidencija za svrhe bez poreza

Nakon što više ne biste trebali držati dokument za porezne svrhe, provjerite da definitivno ne trebate prije nego što ih uništite.

Ako upotrebljavate mrežnu pohranu, umjesto da izbrišete dokumente koji vam više nisu potrebni, možete ih trajno arhivirati.

Učenje kako biste ih mogli čuvati duže od IRS-a. kretanje sivim područjima čuvanja zapisa o malim poslovima i postavljanju bezreceptnog sustava organizacije - sprečavat će vas od opasnosti uredskog nereda, a pazite da uvijek igrate pravila.