Kako postaviti platni spis kao novi poslodavac

Kada ste vlasnik tvrtke, ti si zadužen za zapošljavanje zaposlenika. Vrhunski zaposlenici vam mogu pomoći u pojednostavljenju poslovnih procesa, dodavanju inovativnih ideja i rastu vašeg poslovanja. Prije nego što počnete brinuti o strategiji kandidatkinja za izvor ili zapošljavanju svog prvog zaposlenika, morate imati malo razumijevanja platnog lista.

Većina poduzetnika su stručnjaci u svojoj industriji, a ne platni spisak. Postavljanje i vođenje liste plaća može se činiti neodoljivima, ali kada imate dodatne ruke koji pomažu u vođenju vašeg poslovanja, sve će to biti vrijedno.

Pročitajte kako biste saznali odgovornosti poslodavca, na primjer, kako postaviti platni list i zadržati poreze od zaposlenika plaće. U Patriot Softwareu mi smo stručnjaci za plaće pa provjeravajte veze kroz ovaj članak za detaljnije informacije o različitim aspektima postavljanja vašeg plaća.

Vidi također: Je li vrijeme da zaposli zaposlenika?

Kako postaviti platni spisak

Ako želite zaposliti zaposlenike u vašem poslovanju, prvo morate postaviti platni list. Da biste vodili platni list, morat ćete uspostaviti sustav; želite li platni spis ruku, koristiti softver ili zaposliti računovođu?

Vaši poslovni dokumenti organizirani će postaviti platni spisak glatkiji proces. Da biste postavili platni list za svoju tvrtku, potrebno vam je malo informacija o vašoj tvrtki i novim zaposlenicima.

Poslovne informacije

Da biste postavili platni list, morate imati neke identifikacijske brojeve. Morate se prijaviti za EIN (kratki naziv za identifikacijski broj poslodavca) koji možete dobiti od IRS-a. EIN je devet znamenkasti broj koji identificira vašu tvrtku. Trebat ćete to kada prijavite poreze ili šaljete vladu potrebnu poreznu obavijest.

Za plaćanje saveznih poreza, možete postaviti račun elektroničkog federalnog poreznog plaćanja (EFTPS). Na taj način možete osigurati sigurno plaćanje putem interneta ili putem telefona.

Također se morate registrirati u odjelu za rad u državi. Trebat će vam novi račun za angažiranje izvješćivanja kako biste izvijestili nove zaposlenike državi. Ovisno o lokaciji tvrtke, možda ćete morati i države i / ili lokalne brojeve za identifikaciju. I ne zaboravite dobiti osiguranje od radnika.

Podaci o zaposlenicima

Da biste postavili platni list, morate imati podatke za svakog novog zaposlenika, uključujući ime, adresu i broj socijalne sigurnosti. Potrebno vam je i porezne informacije, kao što su status podnošenja zahtjeva i pojedinosti o tekućim odbitcima i doprinosima.

Novi zaposlenici moraju ispuniti obrazac W-4 (također poznat kao radni list osobnih odbitaka) koji će biti postavljeni na vašem sustavu plaća. Obrazac W-4 vam pomaže utvrditi koliko federalnih poreza na dohodak treba odbiti od plaća svakog zaposlenika.

Zaposlenici će također morati popuniti obrazac I-9 kada ih zaposli, ali taj obrazac ne utječe na plaće. To, međutim, potvrđuje da je zaposlenik ispunjava uvjete za rad u SAD-u, stoga je važno za zapošljavanje. Neke države također zahtijevaju E-Verify, sustav koji možete koristiti kako bi zaposlenici bili ovlašteni za rad u SAD-u.

Obavite podatke

Ne zaboravite jedan od najvažnijih dijelova postavljanja stope plaća i frekvencije, Hoće li zaposlenik primati satne plaće ili plaću? Koliko često ćete ih platiti (tjedno, dvotjedno, mjesečno)?

Trebat će vam sustav za pohranu prisutnosti za praćenje broja zaposlenih, prekovremenog rada i plaćenog vremena. I, morate znati jesu li vaši zaposlenici oslobođeni ili nisu oslobođeni. Ako se zaposlenik kvalificira za status izuzeća, ne plaćate ih prekovremeno. Da biste saznali više, obratite se američkom Ministarstvu rada. Držite podatke o plaći organiziranima kako biste ostali učinkovit i ispunili zakonske zahtjeve.

Za vođenje platnih listi morate znati kako planirate plaćati zaposlenike. Možete birati između nekoliko različitih vrsta plaćanja, uključujući čekove, izravne depozite, platne liste, pa čak i gotovinu. Ako plaćate izravnim depozitom, prikupite podatke o bankovnim računima s novog zaposlenika.

Vidi također: Kako zaposliti svoj prvi zaposlenik

Kako postupati s porezima

Kako biste se pridržavali IRS-a kada vodite platni list, morate se upoznati s poreznim prihodom poreza. Svako razdoblje plaćanja morat ćete zadržati poreze od bruto plaća svakog zaposlenika.

Iako se može zvučati zastrašujuće, upravljanje porezima je lakše kada poznajete vrste poreza koje trebate zadržati. I morate znati što učiniti s novcem nakon što ga zadržite.

Koje poreze morate uskratiti?

Kao vlasnik tvrtke, morate zadržati poreze od plaće zaposlenika. Odbiti savezni porez na dohodak, državni i lokalni porez na dohodak (ako je primjenjivo) i FICA porez.

Federalni porez na dohodak

Morate odbiti porez na dohodak na temelju broja zaposlenih na obrascu W-4.

IRS publikacija 15 je odličan izvor ako odlučite naučiti kako ručno platiti račune. Možete odabrati jednu od dvije tablice za zadržavanje poreza na dohodak kako biste lakše odredili iznos koji treba odbiti: metodu plaće ili metodu postotka. Softver plaća automatski će izračunati poreze za vas.

Što znači porezni oslobođeni obrazac W-4 zaposlenika? U određenim okolnostima neki od vaših zaposlenika mogu biti oslobođeni od plaćanja poreza, što znači da ne zadržavate porez na dohodak od njihove plaće. Obrazac W-4 zaposlenika govori o tome je li zaposlenik oslobođen poreza ili ne. Potrebno vam je svake godine dati redni obrazac W-4 do zadržavanja statusa oslobođenja.

Državni i lokalni porezi na dohodak

Ovisno o državi u kojoj poslujete, možda ćete morati zadržati državne poreze iz plaće vaših zaposlenika. Neki lokaliteti zahtijevaju dodatnu porez na dohodak.

Da biste saznali trebate li zadržati državne i lokalne poreze na plaću zaposlenika, morat ćete provjeriti sa svojom državom.

FICA porez

FICA Porez na doprinose osiguranja) porez uključuje dvije vrste poreza: porez na socijalnu sigurnost i Medicare. I poslodavac i zaposlenik doprinose jednako FICA porezu. To znači da ćete odreći određeni postotak od plaće vašeg zaposlenika i pridonijeti odgovarajućem postotku.

Svake godine porezna stopa FICA podložna je promjenama. Trenutačno stopa poreza na socijalnu sigurnost iznosi 6,2 posto bruto plaće svakog zaposlenika. Oporezuju se samo plaće do 127.200 dolara. Medicare stopa trenutačno iznosi 1,45 posto (na sve plaće) bruto plaća svakog zaposlenika. Ne zaboravite, također morate platiti 6,2 posto i 1,45 posto bruto plaće zaposlenika prema udjelu poslodavca! I morate odbiti dodatan porez Medicare od 0,9 posto za plaće zaposlenika u iznosu od 200.000 USD (125.000 dolara ako je oženjen podnošenje zasebno ili 250.000 dolara ako se oženio zajedno).

Porezi samo za poslodavce

Ako imate zaposlenike, morate platiti i porez na federalne nezaposlenosti (FUTA) i porez na državnu nezaposlenost (SUTA). No, nećete zadržati ove poreze od plaće zaposlenika.

Vaša država će vas obavijestiti o SUTA poreznoj stopi. FUTA porezna stopa je postotak vaših plaća zaposlenika, do određenog iznosa. Većina poslodavaca plaća 6,6% od prvih 7,000 dolara plaćenih svakom zaposleniku godišnje osim ako ne žive u stanju smanjenja kredita.

Nakon odbitka poreza, što ćete učiniti s njima?

Ako imate glavobolju po ovoj točki, nisi sam. Suočavanje s porezima na zapošljavanje može biti teško. Ali, nemojte se bojati - gotovo da ste gotovi s razumijevanjem osnova kako se nositi s porezima na poslu!

Raspored depozita

Nakon odbitka poreza, morate ih poslati i poslati poreznim agencijama vlade. Morate slijediti raspored polaganja, koji odredi IRS, kako biste utvrdili koliko često plaćate poreze.

Za federalne prihode i FICA poreze slijedite polugodišnji ili mjesečni raspored depozita. Vaš raspored ovisi o vašoj ukupnoj poreznoj obvezi prijavljenoj na Obrascu 941 tijekom razdoblja promatranja od četiri četvrtine. Morate uložiti mjesečno ako ste tijekom razdoblja promatranja prijavili porez na 50.000 dolara ili manje. Ako ste prijavili više od 50.000 USD poreza, morate polagati polugodišnje. Više pojedinosti potražite u formularu 941.

Depozit FUTA poreza na kvartalnoj osnovi. Kvartalni datumi dospijeća su 30. travnja, 31. srpnja, 31. listopada i 31. siječnja.

Porezi za izvještavanje

Također morate prijaviti poreze na državne obrasce. Izvješće o porezu na dohodak i FICA poreza (porez na socijalnu sigurnost i Medicare) svakog tromjesečja na Obrascu 941. Također ćete izvijestiti o FUTA porezu na obrascu 940, koji dospijeva do 1. siječnja svake godine.

Za državne i lokalne poreze na dohodak i SUTA porez, morat ćete dobiti kašičicu iz svoje države.

Pitanja, komentari, zabrinutosti?

Prije nego što započnete s unajmljivanjem zaposlenika, možete se obratiti na IRS-ovu publikaciju 15 za više informacija o polaganju i prijavljivanju poreza. trebate staviti posao u postupak postavljanja plaće. A kad imate zaposlenike, ne zaboravite zadržati, prijaviti i poslati poreze. Da biste pojednostavnili platni list, uvijek možete razmisliti o ulaganju u softver za plaće koji odgovara vašim poslovnim potrebama. Neki softverski sustavi plaća će zadržati, uplatiti i podizati poreze. Sve što trebate je upisati podatke o pričuvama za svoje zaposlenike.

Ako imate pitanja, uvijek se obratite lokalnoj poreznoj agenciji. IRS pruža i resurse o porezima na zapošljavanje:

Razumijevanje poreza na zapošljavanje

• Plaćanje i izvještavanje o porezu na zapošljavanje
• Dospjeli rok za zapošljavanje
• Možda ste mislili da bi bilo teško razumjeti zakonske uvjete za zapošljavanje novih zaposlenika i vođenja plaće. Ali, vi ste vlasnik tvrtke! Prošli ste kroz škrticu i odlučili slijediti svoju strast. Postavljanje platnog lista bit će moguće upravljati sve dok imate jasan pregled onoga što treba učiniti.