Small Business IT: počevši s desne noge

Mogu li biti potpuno iskren s vama?

Pružanje IT usluga malim tvrtkama često je frustrirajuće.

To je osobito istinito kada je prva stvar koju ste ikada čuti od nekoga kada je cijeli ured urušio u katastrofalnu nered.

Mislim, siguran - od pružatelja usluga postoji novac da se napravi u spašavanju.

Ali postoji i ta uporna zlostavljanja mislio je da se s pravim pripremanjem ništa od toga nikada nije trebalo dogoditi.

Ovo je unutarnja prljavština o tome kako to učiniti od samog početka:

Ne možete preskočiti strategiju

U redu, znam što misliš.

"Ne trebam IT strategiju. Trebam samo neka računala i internetsku vezu. "" I ti bi bio u pravu. Možete se potpuno maknuti s ovim - neko vrijeme, barem. Većina dana ćete se pojaviti u uredu i sve će raditi kao dan prije.

Ali ovdje je problem

Bez strategije, morat ćete završiti beskrajno odgađanje potrebnih nadogradnji i zamjena infrastruktura. Također ćete preskočiti vrstu prevencije i održavanja koji zaustavlja male probleme od razvoja u katastrofe.

Ovo se može pretvoriti u situaciju "smrt od tisuću rezova" - mali problemi koji se ponavljaju jer nikada nisu ispravno fiksirani, Troškovi tehničara i izgubljena produktivnost će se nastaviti zbrajati.

Oni se također mogu razviti u sve katastrofe koje dovode cijelu vašu tvrtku na brušenje.

Nije drukčije voziti staru jalopiju koja nikad ne dobiva zakazanu uslugu - to radiš za uštedu novca, a ipak završava tako skupo da se zadrži na cesti.

I na isti način na koji se stari i loše održavani automobil može dobro slomiti na putu prema

Bez IT strategije, ne upravljate informatičkim problemima - upravo reagirajte na njih kako se javljaju.

Postavite vrijednost na vašu produktivnost

Veliki dio problema ovdje je da vjerojatno imate puno bolju predodžbu o tome što košta izbjegavanje IT problema nego što to košta njihovo iskustvo.

Uobičajeno je novi hardver, softver i IT podrška dolaze s jasnim oznakama cijena. No, osim ako niste sjeli i učinili neke iznose, vjerojatno nemate jasnu predodžbu o tome koliko vam zastoja stvarno košta.

Koliko potrošite sat vremena na plaću? Koliko u jednom danu na stanarinu, račune i troškove marketinga?

Kad su vam sustavi spušteni, još uvijek skupljate ove troškove. Vi jednostavno nemate ništa za pokazati za njih.

Pogotka koju uzimate u ugled, moral i zamah je teže izračunati, ali još uvijek vrlo stvaran.

Vjerojatno ne trebate previše previše, dubina s ovim - nikad ne možete predvidjeti točno kako će vam utjecati neki dodatni problem. Samo jedna gruba ideja od back-of-the-envelope pomoći će vam da bolje ocijenite svoju produktivnost. Ali ako nikada ne sjednete i razmišljate o tome što vam zastoje stvarno koštaju, šanse su da ćete ga drastično podcijeniti. Neprestano ćete izbjeći i odgoditi bilo kakvu aktivnu odluku da preuzmete kontrolu nad svojim IT gnjavažima - bez da shvatite koliko novca krvarite po operativnim troškovima budući da te gnjavaže zamrzavaju vaše poslovanje.

Postavite jasnu odgovornost za IT

Možda najgori dio nema jasnu IT strategiju je to što teže završiti s nitko pravilno zadužen za vaš IT okruženje.

Najčešći način male tvrtke to krivo shvatiti je da se oslanjaju na zaposlenika bez formalne IT uloge, ali koji "zna računala".

Drugi je način angažirati IT profesionalca na improviziranoj osnovi dok se pojave problemi.

U svakom slučaju, čekat ćete da stvari pogriješe prije poduzimanja radnji. Ne rješavate probleme prije nego što se dogode.

Pogledajmo točno kako to funkcionira

To će donijeti konkretniji smisao gledajući kako se može igrati u stvarnom svijetu.

Recimo, nakon nekoliko godina redovitog korištenja, tvrdi disk u datoteci poslužitelj nestaje. Ovo je zapravo jedan od najčešćih kvarova hardvera na poslužitelju.

Zbog čega samo o svakom poslužitelju čuvaju iste podatke na dva pogona. Na taj način, kada se prekine, odmah se prebacuje na drugi i možete nastaviti bez gubljenja sekunde produktivnosti.

Poslužitelj također šalje poruku svom administratoru sustava kako bi ih obavijestio da pogon mora biti zamijenjen. Postoji dobra šansa da su pogonske stanice vašeg poslužitelja "hot swappable" - što znači da ih tehničar može otvoriti i zamijeniti pogon dok je još uvijek u pokretu.

Gubitak pogona koji drži sve radove potencijalno je totalni pokazni čep. Ali s ovom kombinacijom urednih malih inovacija može se tako glatko postupati da ostatak ureda vjerojatno neće ni primijetiti.

Do sada, tako dobro. Ali što ako nitko ne prima ili nadzire ove upozorenja da nešto nije u redu?

Pa onda ste samo jedan hard disk neuspjeh daleko od vašeg cijelog ureda zaustavljanja. Vaš preostali tvrdi disk jednako je star i podložan je istoj upotrebi, tako da trenutak neće biti previše udaljen.

To znači da nitko ne može raditi ništa dok vaš tehničar nema slobodan trenutak da zamijeni svoje mrtve tvrdih diskova i oporavak podataka iz sigurnosnih kopija. To je hitan posao, tako da ste vjerojatno na kuku za hitnu pozivnu naknadu ili za rad nakon radnog vremena.

I ovdje je zastrašujući dio: jer nitko nije bio jasno odgovoran za bilo što od toga, to bi također moglo biti trenutak kada otkrijete da su vaše sigurnosne kopije oštećene.

Ovo je samo jedan od načina na koji se mala stvar rutinskog održavanja, koja se ne može pratiti, može pretvoriti u stresno i ogromno skupo zamrzavanje cijelog vašeg ureda.

To je presudno za sigurnost

Računalna sigurnost kršenja su sve veći troškovi za tvrtke svih veličina. Bez obzira na jasnu odgovornost za IT, nema jasne odgovornosti za održavanje sigurnog sustava - kako bi se osiguralo da su softver i vatrozidi pravilno konfigurirani, da bi vaš operativni sustav i vaš firmver usmjerivača ažurirani su za sigurnosna ažuriranja.

S tim da nitko ne prisustvuje toj skupštini, skupo i stresno kršenje sigurnosti nije pitanje ako, već kada.

Zapošljavanje, ugovaranje ili outsourcing

Ako postoji količinu posla koji će im biti zauzet, može biti smisleno zaposliti tehničara ili administratora sustava na puno radno vrijeme ili puno radno vrijeme.

Vrlo malo novih tvrtki zahtijevat će taj volumen posla. Ovdje možete imati smisla zaposliti slobodnog profesora kako biste nadzirali svoje sustave na daljinu i pružili usluge na licu mjesta za koliko sati trebate.

Bilo da ste zaposleni ili ugovarati, važno je angažirati nekoga s iskustvom koje pruža IT usluge u poslovnom okruženju. U suprotnom, previše je lako završiti s nekim tko ne razumije industrijske konvencije i standarde i čini stvari na svom čudnom i prekrasnom putu. To vam ostavlja IT okruženje potpuno nerazumljivo bilo kojem drugom tehničaru. Ovo je mjesto gdje može biti korisno angažirati savjetnika koji vam pomaže pri veterinarskim kandidatima.

Mnogi vlasnici malih tvrtki osjećaju da imaju dovoljno za upravljanje bez potrebe za navigacijom, a umjesto toga će svoje IT podrške outsourceirati vanjskom poslovanju.

Preuzmite kontrolu nad životnim vijekom IT infrastrukture

Pogledajte: Kada je vaše IT okruženje samo vi i vaše računalo, upravljanje životnim ciklusom je jednostavno. Sve što trebate učiniti je kupiti računalo i koristiti ga.

Nekoliko godina kasnije, bit će malo spor i borba za korak s povećanim zahtjevima novog softvera. To je kada kupite novi.

Ovo "samo vidimo što se događa" pristup ne ljestvice jako dobro. Počinjete se suočavati s problemima u složenijem okruženju, kao što je mreža klijent / poslužitelj.

Prekidovi uzrokuju prekide i zastoje

Nažalost, zamjena stvari jednu po jednu obično znači čekati dok se ne prestanu s vremenom. To znači da svaka pojedina stavka koju kupite dobiva priliku da prekine vaš radni dan - i možda u najgorem mogućem roku.

Prekidi i izgubljena produktivnost često su puno skuplji od samog hardvera. Također možete podmiriti dodatne troškove plaćanjem vašeg tehničara svaki dan kada se nešto treba zamijeniti.

Vaša informatička okolina će rasti više nestandardnih i složenih

Kako god godinama nose, veći problem zamjenjuje sve jedan po jedan je da, kako bi svi bitovi i dijelovi razgovarali jedni s drugima, vaše informatičko okruženje postupno će akumulirati čudne one-of-a-vrste konfiguracije i brzo popravci koji završavaju vise oko godina. vaše informatičko okruženje postaje idiosinkratičnije, tehničko osoblje postaje mnogo teže razumjeti. Osnovni zadaci postaju puno više vremena - na ovaj ili onaj način, plaćate za to vrijeme.

Jedan od najopasnijih dijelova ovoga je da se možete osloniti na stari softver i stare protokole - to može značiti da primjena sigurnosnih ažuriranja može spriječiti rad vašeg softvera ili može zaustaviti vaše računalo da razgovaraju jedni s drugima.

Neke tvrtke u ovoj situaciji završavaju jednostavno ne primjenjuju sigurnosna ažuriranja, ostavljajući široke mogućnosti otvorenom za otkupninu. U 2017. godini, dva najgora ransomware napada usmjerena su na sigurnosnu ranjivost koju je Microsoft već zakrpao.

Imajući jasan zamjenski datum za vašu infrastrukturu, možete izbjeći neke ozbiljne glavobolje u narednim godinama.

Zakazivanje vremena za zamijenite vašu infrastrukturu

Jedna od zgodnih stvari o preuzimanju kontrole životnog vijeka infrastrukture je da zamjena vremena više nije prisiljena na vas. Možete ga zakazati za dio godine kada je tamo.

Za mnoge tvrtke to će biti tijekom ljeta kada su vaši zaposlenici i korisnici daleko na odmoru. Ali ako je ljeto vaše najzaposlenije vrijeme, možda bi zima mogla biti bolja. Naravno, spor dio godine je i kada je novčani tok najžešći. Ali ako znate nekoliko godina unaprijed kada se sve treba zamijeniti, imat ćete dovoljno vremena za proračun.

Do sada biste trebali sjesti sa svojim tehničarom kako biste ispravno planirali migraciju na novu infrastrukturu. Ako ostatak vašeg ureda nije potpuno zaustavljen tijekom migracije, možda biste trebali razmotriti načine kako radnike zadržati produktivno u ovom trenutku.

Napisati pravila za IT sigurnost i oporavak

IT sigurnost je više od pravilno konfiguriranog i ažuriranog softvera. Mnogi napadi usmjereni su na ljudsku ranjivost - zavaravajući korisnike u pokretanju zlonamjernog koda ili raspršujući pogodne lozinke.

Naravno, unatoč vašim najboljim pripremama, možda ćete i dalje izgorjeti. Morate biti spremni i za to previše.

Školite svoje osoblje zbog krađe identiteta phishinga i koplja

Krađa identiteta napadaju masquerade kao legitimne poruke e-pošte kako bi se korisnicima probudili u prikazivanju zlonamjernih privitaka. Sve više, tvrtke se također ciljaju "pharis iz koplja" - vrsta e-pošte za phishing napisana kako bi ciljala određenu osobu.

Morate obučiti svoje osoblje kako biste prepoznali te prijetnje. Budite sigurni da imate stvarni razgovor o tome, a ne samo da im potpišete dokument da biste razumjeli politiku tvrtke.

Nemojte samo pretpostavljati da je ova stvar očita. Čini vam se očito, ali ne svatko ima istu razinu znanja.

Unutarnja i vanjska pravila za lozinku

Sve snažniji računalni hardver olakšava ispuštanje lozinki.

Ako ne postavite pravila za lozinku, to je vjerojatno i jedno i drugo. Vi i vaše osoblje odabrali ste nešto nesigurno. Dobre lozinke trebaju biti barem 10 znakova, a ne previše ovisne o uobičajenim riječima. Oni također trebaju biti jedinstveni.

Budući da može biti teško zapamtiti velik broj lozinke koje zadovoljavaju ove uvjete, razmislite o upotrebi upravitelja zaporki - koristimo LastPass, no bilo koja od popularnih alternativa čini mnogo ista stvar.

Plan za oporavak od katastrofe

Većina poduzetnika shvaća koliko je važno sigurnosno kopiranje. No, manje razumjeti potrebu za planom oporavka od katastrofe - dokumentirani skup postupaka koji će se slijediti u slučaju velikih katastrofa kao što su otkupnine, provale ili poplave.

Kada te katastrofe padnu, svaka sekundarna izgubljena produktivnost košta vam novac. Vi stvarno ne želite potrošiti ovaj put da riješite ono što trebate učiniti sljedeće, a prekasno je prepoznati sve dodatne pripreme koje ste trebali poduzeti.

Planovi za oporavak od katastrofe trebali bi se ponavljati dok se vaše informatičko okruženje mijenja i raste.

Većina od nas je proveo veliki dio našeg života koristeći računala kod kuće, škole, sveučilišta i na radnom mjestu, a da nikad zapravo ne razmišljamo o tome što je naša "strategija". Samo ga prebacujemo i počnemo ga koristiti kako bismo učinili stvari.

Ovaj stav je u redu u mnogim situacijama, ali ako to upravljate IT potrebama u novom poslu, postavljate se za stres, trošak i glavobolje. Dobra vijest je da se to može izbjeći.

Pravilnim planiranjem tko je zadužen za vaše IT, koliko dugo očekujete da traje, kako bi vaše osoblje trebalo iskoristiti, a što učiniti kada stvari krenu, možete dati vaš novi posao najbolje šanse za uspjeh.