Kako pripremiti poslovanje prije porezne sezone

Poslovanje poreza može biti teško za nove. U ovom ću članku dijeliti pametnije i brže načine bilježenja troškova i praćenja vaših potvrda i drugih važnih dokumenata za vaše poreze. Svaki od ovih savjeta je jednostavan za implementaciju i trebao bi olakšati porezno razdoblje!

Savjet # 1: Koristite računovodstveni softver za praćenje troškova poslovanja

Jedna od stvari s kojima se suočavaju mnogi vlasnici malih tvrtki ostaje vrh knjigovodstva tijekom cijele godine. Ako ne koristite računovodstveni softver kao što su QuickBooks ili Xero, postavljate se za neuspjeh dođu porezni put.

Ja sam CPA i vjerujem ili ne, koristim QuickBooks za izradu mojih knjiga i pripremam se za poreznu sezonu. To ga čini mnogo lakšim i osigurava vam da zadržite točne podatke o vašim prihodima i troškovima. Ako se uvijek nalazite u "catch-up" modu kada se radi o vašim knjigama, onda morate uložiti u računovodstveni softver.

Savjet # 2: Koristite kategorije troškova u računovodstvenom softveru

Kategorije izdataka samo su način grupirati kupnje koje napravite za svoju tvrtku. Na primjer, uredski materijal, restorani i benzin su kategorije rashoda. Oni vam mogu pomoći da bolje pratite troškove dobavljača umjesto da postavite svakog dobavljača za svakodnevne kupnje.

Razlog je to da će vam omogućiti brže unos troškova. Ovo će vam uštedjeti vrijeme i omogućit će vam da pratite samo najvažnije informacije potrebne za porezne svrhe.

Prošetajmo scenarij kako bismo vidjeli kako će to funkcionirati:

Kao vlasnik tvrtke vjerojatno kupujete uredski materijal za vašu tvrtku. Nadajmo se da nisi kao dijete u trgovini slatkišima promatrale sve sjajne nove olovke i bilježnice na policama. Više od vjerojatno ćete kupiti samo potrebne uredske potrepštine iz dućana za uredsku nabavu, kao što su Office Depot ili Staples, ali možete kupiti i uredski materijal s drugih mjesta kao što je Costco ili Target.

Kada ste spremni za snimanje tih kupnji na svoj računalnog softvera postavite ovako:

• Ne stvorite četiri dobavljača u QuickBooksu (ili vašoj QuickBooks alternativi) za Office Depot, Staples, Costco i Target.
• Napravite dobavljaču koji se zove "kupnja uredske opskrbe" ili "uredske potrepštine" i šifrira sve nabavke uredske opreme dobavljaču "uredske opskrbe".

U donjoj tablici uključio sam neke primjere svakodnevnih kupnji koje možete postaviti za kategorije umjesto prodavača.

Većina poduzetnika ne mora pratiti koliko novca troše s svakim dobavljačem da kupuju svakodnevne artikle poput uredskih potrepština, benzina i klijentovih ručkova. Vjerovali ili ne, IRS ne zahtijeva da pratite i ove troškove.

Osim toga, ključni financijski izvještaji koji upotrebljavate za određivanje zdravlja vašeg poslovanja kao što je izjava o dobiti i gubitku prikazivat će kategorije troškova poput "Uredski materijal", a ne određeni dobavljači koje ste kupili; ovo je još jedan razlog zbog kojeg ne morate pratiti trošak od strane dobavljača.

Ja sam nastavnik računovodstvenog instruktora i također podučavam QuickBooks. Dok sam objašnjavao ovaj koncept u jednoj od mojih klasa, ruka je odmah pucala. U početku sam mislio da će me student pokušati izazvati da li IRS zapravo zahtijeva da pratite svoj trošak na ovaj način - možeš li reći da se to često događa?

Međutim, pokazalo se da je student franšiznog vlasnika lokalnog H & R Block ureda. Podržao je moj zahtjev 100 posto. Rekao je u razredu da pri pripremanju poreznih prijava za vlasnike tvrtki često dijeli savjete poput ove. I dalje je rekao da na kraju dana ako IRS želi tu razinu detalja, uvijek možete proizvesti potvrdu.

Srećom, imam veliko rješenje za vas koji se oslobađa od primitaka koje ste napunili u pretincu za rukavice vašeg automobila i onog voljenog kutije za cipele, stoga čitajte!

Savjet # 3: Koristite godišnje sažetke poslovnih kreditnih kartica

Prvo, svaki vlasnik male tvrtke mora postaviti zaseban račun za provjeru poslovanja (koji je nikada koji se koristi za osobne troškove) tako da lako možete utvrditi prihode i troškove koji se mogu prijavljivati ​​i / ili odbiti za porezne svrhe.

Ako to ne učinite, to će otežati praćenje legitimnih poslovnih troškova koji mogu biti prihvatljivi za odbitke od poreza u odnosu na osobne troškove, a to nisu.

Ako imate poslovne i osobne troškove u istog bankovnog računa, morat ćete proći kroz bankovne izvještaje i uključiti samo troškove povezane s vašom tvrtkom u računovodstveni softver. Ovaj ručni postupak odvajanja osobnih i poslovnih troškova toliko je dosadan da vam obećavam da ćete biti spremni za vožnju u najbližu banku kako biste postavili taj poslovni račun kako biste izbjegli prolaz kroz sljedeću poreznu godinu!

Prije nego što to saznate, 15. travnja bit će ovdje. Ako vam se godišnja porezna stopa pojavljuje, provjerite četiri savjeta za planiranje poreza koje svaka malena tvrtka treba provesti. Međutim, ako se slučajno prepoznajete s unosom vaših troškova u računovodstveni softver, jedan od načina da se te troškove brzo unese je korištenje godišnjeg sažetka koje tvrtke kreditne kartice pružaju početkom siječnja.

Ovo izvješće je odlično jer sažima sve vaše kupnje po kategorijama troškova. Pomoću tih brojeva možete zbrojiti ukupne troškove za svaku kategoriju.

Kao što vidite, većina kategorija bit će slična onome što ste već postavili u vašem računovodstvenom softveru:

Jedan nedostatak u korištenju sažetog izvatka ovako je to da nećete moći unijeti točan datum svake kupnje. U velikom planu stvari, to je manje, ali to nije nešto što biste trebali naviknuti. Zapamtite, ovo je kratkoročno rješenje kako biste mogli zabilježiti svoje troškove, generirati financijske izvještaje i podnijeti te poreze na vrijeme! Ako ste tijekom godine kupili dugotrajnu imovinu, važno je imati određeni datum kupnje, jer je ključna komponenta u izračunu troška amortizacije koja se može odbiti u porezne svrhe.

Savjet # 4: Idi bez papira

Ja ću biti prvi koji priznaje da je pojam "bez papira" uvijek zvučao dobro, no bilo mi je teško prihvatiti - u početku. Kao računovođa, ja sam veliki predlagač dokumentacije. Kao što kažu na mojoj omiljenoj pravnoj drami, Zakonu i Redu, "riječ je o tome što možete dokazati". To izgleda kao moto motora IRS-a.

Uz današnju tehnologiju, puno je lakše stvoriti elektronske kopije računa i druge financijske dokumente koje ste nekoć morali pohraniti u fizičkom arhivu. Vrijeme je da se riješite onih prašnjavih ormara za pohranu koji se zauzimaju prostorom i migriraju u elektronski sustav za podnošenje. Mnogo je lakše pronalaženje dokumenata pohranjenih na vašem računalu (ili u oblaku) nego što će se miješati kroz mape datoteka.

Ali, kako organizirati sve te datoteke? Pa, postavljate velika pitanja. Preporučujem da koristite on-line sustav za pohranu oblaka poput Dropboxa. Možete stvoriti mapu za godinu (2017), a zatim podmapu za svaku kategoriju troška (tj. Uredski pribor, Obroci, Gorivo). Preuzmite aplikaciju na svoj mobilni uređaj tako da, dok ste vani, možete jednostavno skenirati priznanice, spremiti ih u pravu mapu i baciti taj prijam papira! Nema više potvrda o punjenju u kutiji za rukavice ili novčaniku da biste se kasnije suočili.

Ako niste uvjereni, možete poduzeti korake za bebe tako da počnete na jednom području, ali obećavam da ćete nakon implementacije "bez papira" neće se moći osloboditi tih ormarića dovoljno brzo. U nastavku pronađite neke strategije koje možete implementirati da biste se kretali prema modelu "bez papira":

Računi skeniranja

Odbacivanje računa je jedna od najčešćih pogrešaka koje su napravile male tvrtke. Ne propustite porezni odbitak jer ste dobili osloboditi od primitka. Na tržištu postoji nekoliko aplikacija koje će vam omogućiti skeniranje potvrde. Neat i Shoeboxed su obje velike aplikacije koje će se integrirati s računovodstvenim softverom kao što su QuickBooks ili Xero tako da možete potpuno eliminirati unos podataka!

Preuzmite račune od dobavljača

Danas, većina dobavljača će Vam ponuditi mogućnost primanja vaših računa putem e-pošte ili vam dopustite da ih preuzmete izravno sa svoje web stranice. Preporučujem vam da prestanete s plaćanjem računa i pošaljete svoje račune. To će vam omogućiti da uštedite vrijeme tako što ne morate najprije skenirati. možete jednostavno spremiti račun u svoju elektronsku mapu ili ga prenijeti na svoj računovodstveni softver za samo nekoliko minuta.

Bonus - ako koristite Xero, oni imaju sjajnu značajku koja se naziva uz rame. Tako možete prenijeti račune dobavljača softveru tako da možete dobiti informacije ispred sebe kada budete spremni napisati taj ček.

Dobijte PDF potvrde

Danas se više trgovaca odlazi od papira primitaka i nude vam mogućnost primanja teksta ili e-pošte s priloženom priznanicom. Preporučujem vam da pođete s potvrdom e-poštom jer je obično PDF dokument za preuzimanje, dok primanje SMS poruka možda neće biti. Možete jednostavno povući i ispustiti PDF potvrdu u elektronsku mapu za manje od minute.

Preuzmite sve izjave o bankovnom ili kreditnom karticom

Za većinu vas koji online bankarstvo poput mene, ovo je vjerojatno ne- brainer. Međutim, ako još uvijek primate izjave o bankovnom papiru ili karticu, trebali biste rezati kabel. Ovo je jedno od onih područja gdje možete minimizirati svoje šanse za krađu identiteta.

Vjerovali ili ne, postoje ljudi koji kradu identitet ljudi jednostavno otvaranjem svoje pošte.

Dno crta

Vjerovali ili ne, porezno vrijeme zapravo može biti povjetarac. Ključ za postizanje tog cilja je postavljanje sustava koji će raditi za vas i držati ga. Da biste započeli, odvojite nekoliko sati tijekom prvog tjedna svakog mjeseca kako biste bili sigurni da ste skenirali i podnijeli sve priznake i račune za prethodni mjesec. Istovremeno, dovršite postupak usklađivanja u svom računovodstvenom softveru za sve račune banke ili kreditne kartice kako biste osigurali usklađenost računa banke ili kreditne kartice i vaših knjiga.

Obavezno stavite ovo na svoj kalendar kao ponavljajući sastanak s vašim knjigama. "Pokušajte odabrati obično lagani radni dan i onaj koji ima tendenciju da bude u prilično dobrom raspoloženju (tj. u petak ili subotu ujutro). Ako ste spremni obaviti posao tijekom cijele godine, ludi crtica do 15. travnja postat će stvar prošlosti.

Više o pripremama za porezne sezone, svakako provjerite 4 stvari koje svako malo poduzeće treba znati O porezima.