Kako orkestrirati učinkovite sastanke

[Ovo je gostujući post Helene Hauk iz 5. Gear Consultinga. Helen nam se približila da govorimo o orkestriranju učinkovitih sastanaka i ne bih mogla reći ne na temu. - Kai]

Nitko ne voli sastanke i ako ih ljudi mogu izbjeći, hoće. Nažalost, sastanci su neophodni i vitalni dio poslovanja, pogotovo kada vaša tvrtka raste i komunikacijsko-komunikacijski sustav postaje raspršeniji. Sastanci ne moraju sisati energiju iz vaše organizacije (ili proždrijeti vaše vrijeme). Kako bi se sastanci pretvorili u organizacijske vampire:

1. Počnite s dnevnim redom: upoznajte točno ono što želite pokriti i komunicirati s timom prije ulazeći u konferencijsku sobu.
2. Komunicirati ispred vremena: Neka ljudi znaju unaprijed koji članovi osoblja očekujete da će biti tamo i što bi trebali donijeti sa sobom (npr. Izvješća, statistika ili druge važne informacije).
3. Budite obzirni: obavijestite svog tima prije, za vrijeme i poslije mnogo shvaćate vrijednost svoga vremena i cijenite ih kako su žrtvovali kako biste prisustvovali svom sastanku. To će pokazati da cijenite i poštujte svoje vrijeme jednako kao i vaše.

Dok ste na sastanku važno je da ostanete na cilju i slijedite dnevni red koji ste unaprijed naveli. Većina sastanaka ide na stazu ako ih pustite tako da ne. Ostanite u kontroli u svakom trenutku. Ako netko pita pitanja koja su izvan teme ili nisu relevantna grupi onda imenovati sastanak kako bi razgovarali s njima poslije. Na taj način se i dalje osjećaju kao da dobivaju pažnju i odgovore koje traže, a da pritom ne oduzimaju skupinu ili zadatak.

Kada zatvorite sastanak, provjerite jesu li svi jasno razumjeli sljedeće korake. Dodijelite sve zadatke i rokove prije nego prekršite sastanak. Na taj način vaš sastanak zapravo dovodi do napretka, a ne samo pružanja prekida u vašem danu.

Sjeti se, sastanci bi trebali premjestiti vaše poslovanje prema naprijed, a ne trošiti vrijeme. Na vama je da ubijete vrijeme na kojem se odsvijanje za sisanje održava i održava vaš tim na stazi. Učinite to s dobro osmišljenim planom, snažnom komunikacijom i strateškim pogledom prema budućnosti. "" Produktivnost nikada nije slučajna. Uvijek je rezultat predanosti izvrsnosti, inteligentnom planiranju i usmjerenom naporu. "~ Paul J. Meyer