Alati, savjeti i trikovi za poboljšanje pisanja poslovanja

Od mnogih kolegija koje sam pohađao na koledžu, poslovno pismo bilo je najizazovnije. Studenti čiji planovi uključuju poslovnu karijeru nisu zainteresirani za apstraktna pravila, referiranje na standarde, zbunjujući pravni jezik i druge materijale predstavljene u tim satima. Nakon pojma koji je proveo uređivanje i pisanje različitih dokumenata, moji kolege i ja smo završili još zbunjenijim.

Jasno i sažeto pisanje trebalo bi lako doći u poslovnom svijetu, gdje se beskrajni broj službenih poruka e-pošte šalje do dana i gdje prenose se važne poruke. Međutim, nisu svi poslovni ljudi sposobni učinkovito komunicirati pisanim riječima. Srećom, uvijek postoji prostor za poboljšanje, sve dok smo zainteresirani za razvoj ove vještine.

Tečaj poslovnog pisanja podučavao je mnoge stvari, ali nije ponudio mnogo praktičnih savjeta. Nakon mnogo e-poruka, planova i poslovnih pisama, napravio sam praktična poboljšanja koja ću vam podijeliti s vama.

Vidi također: Kako napisati poslovni plan

Alati za poboljšanje poslovnog pisanja:

Prakticiranje poslovno pisanje je najbolji način da poboljšate svoje vještine, ali još uvijek trebate neke alate koji će proces učiniti učinkovitijim. Nakon mnogo pokušaja i pogrešaka, našao sam ove pet alata koji nikad ne daju izvrsne rezultate:

1. Izvrsnost e-poštom

Kada imate važnu e-poštu za pisanje, ali se nalazite kako zurite u prazan okvir za poruke, to je alat koji vam je potreban. Izvrsnost e-pošte nudi osnovni pregled vaših poruka s jasnim objašnjenjima svakog elementa. I, čak vam pruža i početne točke.

2. NinjaEssays

Ova web stranica je najbolje rješenje za izvanredne situacije. Ako imate hitan dokument za pripremu ili jednostavno ne možete napisati potrebni sadržaj bez obzira na rok, stručni pisci na usluzi prilagođenog pisanja NinjaEssays mogu pomoći. Tvrtka nudi pisce i urednike iz svih kategorija, tako da vaše poslovne dokumente možete dobiti bez ikakvog pisanja i usavršavanja.

3. Docstoc

Ako trebate napisati važan dokument, kao što je ugovor o povjerljivosti, obavijest o sastanku ili pregled radnog učinka zaposlenika, trebate provjeriti nudi li Docstoc obrazac. Ne trebate izraditi te dokumente od nule kad bolje i brže rezultate možete postići predloškom.

4. Dragon Dictation

Ovo je savršen alat za poslovne ljude koji su obično ugodniji od pisanja. Dragon Dictation možete koristiti na pametnom telefonu, tabletu ili računalu. Sve što trebate učiniti jest razgovarati, a alat će prevesti vaše riječi u tekst. Zatim možete izvesti sadržaj u Word dokument, e-poštu ili društvene medije.

5. Scrivener

Ako morate napisati dugotrajni dokument, to u Wordu može još više zbuniti. Scrivener vam omogućuje stvaranje sadržaja u odjeljcima i njihovo kretanje sve dok ne dobijete pravu narudžbu.

Vidi također: Stvari koje nikada ne smijete zapitati za podnositelje posla

Fotografija koju su poslali Bplans (@teambplans) 19. siječnja 2016. na 12: 15 PST

Savjeti i trikovi:

Izbjegavajte naglašavanje riječi

Prva riječ koju treba izbjegavati vrlo . Ona vas prikazuje kao najmanje kreativnu osobu ikad. Postoje različiti načini za zamjenu te riječi u gotovo svim konstrukcijama. Na primjer, umjesto da se kaže da je neka poslovna ideja "vrlo konvencionalna", možete upotrijebiti riječ konzervativno . Umjesto da opišete kandidata za posao kao nekoga tko ima "vrlo jaku osobnost", možeš reći da je on odlučan, odlučan ili nepopustljiv.

Izbjegavajte prekomjernu preuzimanju

Te riječi i fraze su korisne kada želite napraviti teče prijelaz iz jednog odlomka u drugi, ali često oslabljuje tekst i dodaje nepotrebnu riječitost. Umjesto pisanja "Imat ćemo sastanak o prijedlozima za poboljšanje proračuna 12. veljače", možete reći "Imat ćemo sastanak o proračunu 12. veljače". Poslovno pisanje je sve o učinkovitosti.

Izbjegavajte žargon

Poslovni žargon može biti zabavan kada razgovarate sa svojim suradnicima, ali to vam čini zvučati glupim u e-porukama i dokumentima. Sljedeći put kada se osjećate kao da pišete pridružite se igri , , , , , , , mislim izvan okvira , trebali biste pronaći jasniji način izražavanja sebe.

Posebno je važno izbjeći klice pri komunikaciji s ljudima izvan poslovnog svijeta.

Nemojte koristiti velike riječi

Neiskusni pisci misle da će upotreba velikih riječi poboljšati njihov sadržaj. "Pametna" riječ određuje veliki broj slojeva koje ima. Želite li koristiti riječ započeti umjesto start ili koristiti umjesto koristiti ? Ne! Uvijek se bolje oslanjati na jasan rječnik.

Cilj za aktivni glas

Pasivne rečenice usredotočene su na stvar ili osobu koja je djelovala, tako da čitatelj ne može jasno identificirati osobu odgovornu za akciju. Pasivno glas često zvuči neizravno i jezivo, što je sasvim suprotno načelima poslovnog pisanja.

Umjesto da kaže "Michael je predstavio projekt", trebali biste ići za "Michael predstavio projekt".

Pošaljite e-poštu poruke kraće

Inače, riskirate gubitak pozornosti primatelja. Ciljite za pet ili manje rečenica, što bi olakšalo čitatelju čitanje i odgovaranje izravno s pametnog telefona. Ako imate mnogo važnih stvari, pokušajte zakazati sastanak ili videokonferenciju.

Nemojte koristiti previše uskličnika

U redu je naglasiti točku u pisanju poslovanja, ali prevelik broj uskličnika smanjuje

Ne zaboravite: Ne stavljajte više od jednog uskličnika na kraju rečenice. To čini da izgledate nepristojno.

Izbjegavajte riječ

Ovo je najčešća slabost poslovnih dokumenata. Ne morate udovoljiti zahtjevu duljine - ti su dani završili kada ste završili fakultet. Umjesto pisanja dugih rečenica koje razrjeđuju informacije, ciljajte na kraće one koji sadrže više suštine u manje riječi.

Znajte svoju publiku

Ako želite napisati odgovarajuću e-poštu, trebali biste shvatiti što primatelj zna o pitanju usredotočite se na.

Pročitajte sadržaj glasno

Pogledajte kako se zvuči dokument ili poruka prije slanja primatelju. To će vam pomoći ne samo da poboljšate svoj stil i jasnoću, nego će vam također omogućiti da pronađete pogreške poput nedostajućih riječi, ponavljajućih izraza i pogrešaka pri upisu.

Vidi također: Kako napisati misao u 5 jednostavnih koraka

Zapamtite: Poslovno pisanje je važna vještina za razvoj.

Kao poslovni čovjek, uvijek morate ostaviti veliki dojam. Pisanje zbunjujuće e-pošte bez strukture i više pogrešaka nije najbolji način da to postignete. Bez obzira koliko se teško čini, vrijedno je raditi na poslovnom pisanju. Napredni savjeti i alati omogućit će vam da se izrazite putem pisanja mnogo učinkovitije.

Imate li dodatnih savjeta? Jeste li koristili bilo koji od ovih alata koji će vam pomoći pri pisanju vašeg poslovanja? Recite nam u komentarima.