Upravljanje rizicima za neprofitne organizacije: 10 načina ublažavanja prijevara

Neprofitne organizacije mogu imati svoje srce na pravom mjestu, ali, kao i svaka organizacija koja obavlja monetarne poslove, rizik od prijevare je uvijek prisutan. Kelly and Owns, LLC procjenjuje 84 milijarde dolara u prijevarama u zemlji u 2008., što je najčešće citirani uzrok nedostatka internih kontrola. Od crkava do dobrotvornih društava, neprofitne organizacije moraju poduzeti odgovarajuće mjere predostrožnosti kako bi se zaštitile od korumpiranih pojedinaca i lažnog upravljanja. Naveli smo 10 tehnika za smanjenje rizika od prijevarne aktivnosti među neprofitnim organizacijama. Iako ovaj članak pruža čvrsti uvod u ublažavanje prijevara, pozivamo vas da uložite znatnu količinu vremena u istraživanju ovog ključnog aspekta neprofitnog sektora.

1. Vodite po primjeru

Jedna od najjednostavnijih tehnika upravljanja može zaposliti jasno etičke principe organizacije. To se može učiniti na dva načina: izravno i neizravno. Izravno rješavanje problema uključivanjem ublažavanja prijevara u obuku zaposlenika. Jasno je da će takvo ponašanje biti pažljivo praćeno, a počinitelji će biti podvrgnuti punom opsegu zakona. Neizravno potvrdite ovu poruku putem upravljačkog primjera. Čelnici organizacije trebaju dosljedno pokazati iskrenost i budnost u otkrivanju i discipliniranju neprihvatljivog ponašanja. Nemojte pretvoriti svoju organizaciju u paranoični, optužni režim, već dopustite zaposlenicima i volonterima da znaju, čvrsto i ljubazno, da ih gledaju.

2. Podijelite i osvojite

Postoji sigurnost brojeva. Iako ta riječ obično ukazuje na zaštitu od neprijateljskih vanjskih sila, ona je jednako primjenjiva u otkrivanju prijetnji iznutra. Ovo je bitna opća smjernica koju morate imati na umu dok postavljate provjere na svim razinama organizacije. Podijelite zadatke tako da novac mora biti obrađen i nadgledan od strane više pojedinaca. Jedna osoba koja djeluje sam je manje vjerojatno da će pokušati prijevaru kada su drugi uključeni u transakciju. Na primjer, nakon događaja prikupljanja sredstava, bilo bi loša praksa dodijeliti jednu osobu za brojanje, snimanje i polaganje novčanih donacija.

3. Potvrdite svoj bankovni račun

Novac u banci ne mora biti tako čuvan kao što bi trebao. Ozbiljno ograničite pristup sredstvima uz nekoliko jednostavnih mjera opreza. Najprije, nemojte koristiti debitnu karticu. Debitna zaštita ograničena je i nedostatak novca može biti teško nadoknaditi. I drugo, postavite svoj račun kako biste zabranili podizanje gotovine. Novac je skliska tvar. Isplata bi trebala doći u obliku čeka koji je napravljen knjigovođi. To dodaje dodatni korak, čime se olakšava praćenje i kontrolu.

4. Iscrpno računovodstvo

Svaka organizacija treba pažljivo i temeljito dokumentiran računovodstveni sustav. Ovo je možda najlakši način za otkrivanje sumnjivih aktivnosti. Postavljanje učinkovitog sustava jednostavno znači snimanje sve. Standardizirati način pisanja svake novčane transakcije, bez obzira koliko je mala. Snimite tko radi što i kada. Na primjeru donacija prikupljanja sredstava, pratite tko prikuplja novac, koji računa novac, tko ponovno računa novac, koji položi novac i tako dalje. Postavite jasne staze za papir lako pratite natrag na izvor. Ovisno o veličini vaše operacije, ne mora biti loša ideja zaposliti neprofitne računovodstvene stručnjake.

5. Korištenje kreditne kartice

Vaša će organizacija vjerojatno imati koristi od korištenja poslovne kreditne kartice. Novac i čekovi nisu uvijek praktični, a kao što smo već spomenuli, debitne kartice nisu dobra ideja. Kredit ima bolje zaštite i neće iscrpiti sredstva u slučaju prijevare. Ključ u korištenju kreditne kartice je čuvanje priznanica. Za svaku kupnju, svakako nabavite, dokumentirate i priložite potvrdu. Na kraju svakog razdoblja naplate, dvaput provjerite priznanice i provjerite da ukupni troškovi dodaju do iznosa na vašem izvatku.

6. Prosijavanje zaposlenika

Očigledno je sastavljanje povjerljivog tima. To će uključivati ​​obavljanje pozadinske provjere potencijalnih zaposlenja. Saznajte naprijed da li podnositelj zahtjeva ima povijest lošeg ponašanja. Na taj način možete uštedjeti svijet nevolje. Također, potražite reference i kontaktirajte ih. Ako nekoliko pouzdanih izvora može jamčiti podnositelja zahtjeva, to je odličan početak. Upotrijebite vrijeme intervjua za rješavanje problema prijevare. Možete dobiti čitanje karaktera podnositelja zahtjeva putem jednostavnog razgovora. Prošetajte mu kroz hipotetičke scenarije koji se odnose na prijevaru. Ovo će vas obavijestiti o procesu misljenja podnositelja zahtjeva i slati poruku da vaša organizacija ozbiljno shvaća takva pitanja.

7. Postavite proračun

Ne možete se više temeljiti od ovoga. Postavite proračun i pridržavajte se. To je način da saznate gdje će vaš novac ići prije no što se tamo ode. Stvaranjem očekivanja možete vidjeti gdje treba biti vaš novac i usporediti ga s realnošću situacije. Proračun će pomoći da se spriječi prekoračenje troškova. Znat ćete koliko novca treba posvetiti svakoj kategoriji i biti u stanju bolje prepoznati nedosljednosti. Vjerojatno ćete morati prilagoditi proračun kako vrijeme nosi. To je u redu. No, bez obzira na predvidivost budućih sredstava, uvijek nastavite s proračunom na temelju vaših najboljih procjena.

8. Revizija

Periodična iznenadna revizija pomoći će provjeriti financije organizacije. Iako se ne izvode samo u svrhu otkrivanja prijevare, revizije su instrumentalne u pregledu protoka novca.Neke organizacije neće moći priuštiti reviziju. Ako je to slučaj, upotrijebite neku drugu vanjsku stranu da biste pregledali računovodstvene informacije i povijest transakcija. Vanjska strana može djelovati kao potreban drugi skup oka i pomoći u otkrivanju propusta. Osim što zapravo otkriva prijevaru, takvi recenzije dvostruko kao preventivne mjere, omogućujući zaposlenicima da znaju kako organizacija aktivno promatra pogrešne korake.

9. Potpisi o provjeri

Zahtijevanje dva potpisa na provjerama napisanim u ime organizacije osigurat će najmanje dvije osobe koje su pregledale i odobrile transakciju. Opet, ovo seže do podjele rada i povećanja broja ljudi potrebnih za dovršenje transakcije. Ako je osobi dopušteno napisati čekove bez nadzora, vrata za prijevaru su širom otvorena. Potrebno je izbjegavati i prazne provjere kad god je to moguće.

10. Mali novac

Smanjenje prijevare događa se na svim razinama financija neprofitnih organizacija. Većina organizacija održava ponudu sitnog novca za male, često nepredvidljive transakcije. Nemojte pogriješiti zbog gubitka tragova sitnog novca. Da, obično je namijenjen mješavini, ali, kako dolazi u obliku dolarskih računa, sitni novac lako je zloupotrijebiti. Držite se na računima i držite čvrst popis troškova. Pažljiva kontrola malih transakcija odvratit će prijevaru na višim, štetnijim razinama.