Vaša faktura je odbijena: Top 8 savjeta za korporacije za fakturiranje |

Zaključavanje posla s poduzećem ili korporativnim kupcem predstavlja veliki poticaj za bilo koji posao, malen i velik., još je jedna stvar u cijelosti.

To može ići glatko kao što biste se nadali, ili završiti u potpunom neredu. Sve ovisi o načinu na koji fakturi kupaca. Jednom primljen i zabilježen, faktura pokreće niz procesa koji rezultiraju novcem koji pogađa vaš račun - osim ako nešto ne pođe krivo.

Ključ za čišćenje faktura na vrijeme nalazi se u pojedinostima. Sljedeći savjeti dolaze iz mojih dvogodišnjih obveza i potraživanja, a nakon njih ćete uštedjeti vrijeme, novac i mnogo stresa.

Vidi također: Što su obvezni računi? Mjerni podaci u minuti

1. Znajte gdje se vaši računi zapravo idu

Dok se bavite velikim tvrtkama, morate imati na umu da je obveza prema računima jedan od prvih procesa koji će biti outsourced i automatiziran. A gdje postoji automatizacija, tolerancija za pogrešku je uz nulu. To vrijedi i za vaše račune.

To znači da je netko u drugoj zemlji (pa čak i drugoj vremenskoj zoni) vjerojatno knjiga računa. Bilo je to treća strana ili zajednički servisni centar, standardi kvalitete su strogi. Neće oklijevati odbiti račun, osobito od malog dobavljača, na najmanju sumnju da nešto nije u redu. Ono što vam se čini kao trivijalni detalj može zaista imati ozbiljne posljedice za outsourcing partnera u slučaju revizije.

Nadalje, AP djeluje s velikim brojem dokumenata, a svaki od njih procjenjuje se vrlo brzo. Nema vremena za detaljno analiziranje svake fakture - to je ispravno ili nije, i to je to. Provjerite prihvaćene i odobrene fakture odmah. Kako? Pa, poštivanjem!

2. Nail it from the start

Većina problema s plaćanjem koje sam vidio mogla se lako izbjeći jednostavnim praćenjem zahtjeva klijenata za naplatu. Što više ljudi uključenih u postavljanje posla, to je veća vjerojatnost gubitka tih informacija.

Prodajni predstavnici često su oni koji primaju naputke za naplatu, no budući da se više usredotoče na osiguravanje novih potencijalnih klijenata, imaju tendenciju zanemarivanja formalnosti koje dolaze poslije.

Pazite da se prodaja i naplata nalaze na istoj stranici. Nemojte čekati dok račun ne prođe zbog potvrde je li ispravno izdan.

Vidi također: Kada se radi o financiranju faktura?

3. Čuvajte svoje račune čitljivima

Bilo da slati elektronske ili papirnate račune, najvjerojatnije ih se skenira na samom početku i usmjerava na softver za čitanje računa. AP računovođa ih zatim potvrđuje.

Ovo je mjesto gdje mnoge stvari mogu pogriješiti. Prije svega, ove aplikacije nisu dobre u čitanju boja. Možda biste bili u iskušenju da biste istaknuli fakture s različitim nijansama, ali je najbolje da ih jednostavno održite. Imate sve potrebne tekstove i brojeve u crnoj boji.

Osim toga, nemojte sami skenirati račune - rezultirajuća slika u sustavu klijenta sigurno će biti nečitljiva. Pravi način za izlazak je generiranje PDF-a.

Drugo, pobrinite se da se istaknu bitni detalji (datum fakture, datum dospijeća, broj, PO broj, naziv i adresa tvrtke, iznosi i porezne stope). Moraju se lako vidjeti na prvi pogled. U suprotnom, faktura može biti odbijena odmah, čak i ako su podaci stvarno prisutni.

4. Bill the right entity

Što je tvrtka veća, to će više entiteta vjerojatno imati. Ako oblik narudžbe ne kaže drugačije, fakturirajte jedinicu s kojom zapravo poslovate.

Mnogi dobavljači obično obraćaju svoje račune u sjedište tvrtke ako sumnjate u točnu adresu za naplatu. AP će ih sigurno odbiti i zatražiti da ponovno pošalje dokument s ispravljenim pojedinostima.

Osim toga, nikada ne skratite naziv tvrtke ili njegovu adresu. Neke zemlje (na primjer, Singapur) imaju vrlo stroge propise u vezi s tim, a AP možda ne prihvaća račune s kraticama ili nedostajućim pojedinostima.

To bi moglo biti apsurdno, ali ponekad moram odbiti fakture koji imaju pogrešan kat ili broj ulice na adresu klijenta. Koristite točno ono što ste dobili od vašeg poslovnog partnera.

Vidi također: Kako predvidjeti novčani tok

5. Poštujte narudžbu

Vaši će kupci najvjerojatnije zahtijevati narudžbenicu (ili "PO") na fakturi. Obavezno provjerite je li to slučaj i ispunjavate sve informacije uključene u PO.

PO je ono što AP traži prvo dok knjiga računa fakturira ovim brojem. Ako nije tamo ili je teško uočiti, račun se može odbiti i propustiti namjeravanu isplatu. Pratite financijsko razdoblje koje pokriva PO i dostupni novac. Slanje fakture s Agencijom van zastarjele ili izvan sredstava svakako će odgoditi plaćanje dane, ako ne i tjednima. To je osobito problematično pri prijelazu iz jedne fiskalne godine / kvartala u drugu.

Također je dobra praksa da zadržite jedan PO po jednom fakturu. Čini se da je prikladnije uključiti nekoliko PO-ova u jedan dokument, ali to će otežati AP za knjigu, pogotovo ako postoji problem s nekim od njih.

6. Bill u pravoj valuti

Nepodudarnost valuta je još jedan uobičajeni razlog kasnjenja plaćanja, osobito kada se trguje s inozemnim subjektima. Budite posebno oprezni kada se bavite takvim.

Neke zemlje, poput Indije, čine iznimno teško obraditi devizne doznake u stranim valutama. Prema tome, vidio sam mjesečne povlačenje plaćanja zbog toga, riješeno samo izdavanjem nove narudžbe.

Ako fakturirate svog klijenta u valuti koja nije lokalna, možda ćete morati pružiti i domaći ekvivalent svih iznosi na računu, uključujući i isključujući poreze.

Vidi također: 7 ključnih mjernih podataka Svaki poslovni vlasnik treba pratiti

7. Redovito redovito pregledavajte adresar

Održavanje vaših kontakata od ključne je važnosti, naročito ako često ne fakturira svoje kupce. Velike tvrtke uvijek poboljšavaju svoje procese i sustave upravljanja podacima, što često rezultira promjenom adresa e-pošte.

Obično ih unaprijed komuniciraju, no automatizirane poruke e-pošte lako se mogu izgubiti u pristigloj pošti ili filtrirati kao neželjene poruke. Ako pošaljete fakture na osobnu e-poštu, svakako unesite genericnu financijsku ili računovodstvenu adresu u CC. Ljudi dolaze i odlaze, stoga nemojte pogriješiti da se netko ne posavjetuje s tvrtkom.

AP računovođe također ne bi mogli provjeravati njihove pristigle pretince onoliko često koliko bi željeli. Slanje faktura putem generičkih kanala osigurat će da se riješe u okviru standardnog vremenskog okvira.

8. Pratite nas s osmijehom

Kad god prate AP s vašom odbijenom dostavom ili odgodom plaćanja, prijateljski će se ići dug put. Naravno, imate pravo tražiti novac na vrijeme, ali uzimajući negativan ton s AP službenikom neće pomoći.

Ovo pitanje vjerojatno nije njihova krivnja. Imat ćete veću vjerojatnost za dodatnu milju ako pokazuješ suosjećanje i ljubaznost. Njihov posao je iznimno svjetovno, pa će ih tretirati kao ljudi, a ne strojevi raditi u vašoj naklonosti