Sedam koraka do uspješnog planiranja projekta

U posljednje vrijeme bio sam dio nekoliko projektnih timova. Neka od tih iskustava dovele su me da se sjetim i analiziram proces planiranja projekta kako bih shvatio kako se planiranje i implementacija upravljanja projektom može poboljšati.

Zašto projekti kojima upravljaju talentirani ljudi završavaju ili nisu dovršeni? Zašto projektni timovi ponekad osjećaju da pucaju na pokretnu metu? Mislim da nedostatak odgovarajućeg planiranja ili neuspjeha u stvaranju sustavnog pristupa može biti kobno za projekte.

Što je planiranje projekta?

Planiranje projekta je proces definiranja vaših ciljeva i opsega, vaših ciljeva i prekretnica (isporuka) i dodjeljivanje zadataka i proračunskih sredstava za svaki korak. Dobar plan lako se može dijeliti sa svima koji su uključeni i to je najkorisnije kada se redovito pregledava. Jednostavno iznošenje plana i nikad razgovor s timom nije dobar recept za izgubljeno vrijeme i trud.

Projektiranje možete učiniti jednostavnim Googleovim dokumentom ili možete koristiti softver za upravljanje projektima. Prednost korištenja softvera za upravljanje projektima je da obično možete pohraniti sve svoje dokumente i isporučene proizvode na jednom mjestu, a možete izbjeći gubitak važnih rasprava i odluka na e-poštu ili Slack nedostatak. Na primjer, pomoću alata poput Basecampa, lako je pratiti napredak i pratiti razgovore i predmete koji zahtijevaju suradnju s nekoliko različitih ljudi.

Ako razmišljate o upravljanju projektima kao ili unutar brzog pokretanja, može se činiti da sve to traje previše vremena na početku. No, uštedjet ćete mnogo vremena i resursa ako dokumentirate svoj projektni plan odmah od početka i koristite ga kao putokaz kako bi vas i vaš tim pratili.

Evo sedam ključeva za uspješno planiranje projekta pomoći vam da započnete.

1. Razmislite o vašem planu kao putokaz za dionike

Svaki projekt treba plan s jasno definiranim ciljevima koji se ne bi trebali mijenjati nakon završetka prve faze projekta. Svi dionici koji koriste prednost ili koji su uključeni u provedbu projekta trebaju biti imenovani i njihove potrebe navedene tijekom početnog procesa planiranja projekta.

Ovi dionici mogu uključivati:

• voditelja projekta ili osoba koja je konačno odgovorna za završetak
• "kupac" koji prima isporuke - to može biti netko iz vašeg tima (interni) ili stvarni kupac koji plaća.
• Tim, ili osobe odgovorne za bilo koju taktiku koja je dio plan.

Nemojte pretpostavljati da automatski razumijete potrebe i ciljeve svakog dionika. Prije nego što se previše približite dokumentiranju vašeg plana projekta, razgovarajte s njima kako biste bili sigurni da ste stvarno razumjeli projekt i sposobnosti i resurse svih ljudi u timu.

2. Prekinite projekt na popis isporučenih proizvoda

Izradite popis svih isporučenih proizvoda. Ovaj popis bi trebao razbiti veći projekt u manje zadatke koji se mogu dodijeliti određenim članovima tima, a trebali biste uključiti i procjene rokova povezanih sa svakom isporučenom ili zadatkom.

Pazite da razumijete i dokumentirate proces odobrenja za svaki isporučeni materijal. Ako je vaš projekt za vanjskog kupca, provjerite jeste li jasno o njihovom internom procesu odobravanja, tako da nećete biti iznenađeni kašnjenjima ili usporenim pomicanjem konkurentskih stavova.

3. Razgovarajte sa svojim timom

Identificirajte po imenu sve pojedince i / ili organizacije uključene u svaki isporučivi ili zadatak te detaljno opišite njihove odgovornosti. U suprotnom bi pogrešno komuniciranje moglo dovesti do kašnjenja i situacija u kojima članovi tima možda morati ponovo raditi.

Održavajte sastanak za razgovor sa svojim timom o planu napada vašeg tima. Zamolite ih da vam pomognu razmišljati o najboljem načinu obavljanja posla. Ne samo da će vam ovo pomoći da budete učinkovitije, već će vam pomoći da dobijete svoj buy-in jer će se osjećati više vlasništva nad procesom. Korištenje alata za upravljanje projektima kao što je Basecamp može biti od pomoći svima pratiti i pohranjivati ​​dokumente i razgovore na jednom mjestu.

Ako upotrebljavate e-poštu za komunikaciju o projektima, razmislite o korištenju e-pošte e-pošte pristigle pošte koja će vam omogućiti dodjeljivanje poruka e-pošte koje zahtijevaju pozornost vezane uz projekt prema članovima tima, a ne beskrajno prosljeđivanje ogromnih tema razgovora.

4, Identificirajte rizike

Odredite rizike koji su uključeni u vaš projekt. Razmislite što ćete učiniti ako nešto traje mnogo dulje od očekivanog ili ako troškovi završavaju puno više nego što ste prvotno predvidjeli.

Ne morate imati specifičan smjer djelovanja za svaki mogući negativni rezultat, ali trebali biste provesti neko vrijeme sa svojim timom, razmišljajući o tome što bi moglo poći po zlu. Zatim, možete učiniti koliko god možete da ublažite one rizike od samog početka, umjesto da budete uhvaćeni izvan straže kasnije. Čimbenici rizika također mogu imati određeni utjecaj na način na koji budžete.

5. Izradite proračun

Priloženi vašem popisu prekretnica i isporučenosti trebali bi biti informacije o troškovima projekta i procijenjenom proračunu. Oduprite sebi nagovoriti dodjeljivanje velikih dolarskih iznosa velikim projektima bez da ustanovite točno kako se novac namjerava potrošiti. To će vašem timu pomoći razumjeti resurse s kojima moraju raditi kako bi obavili posao. Kada postavljate početni proračun, ti brojevi mogu biti rasponi umjesto apsolutni.

Za određene stavke možda ćete morati nabaviti citate iz nekoliko različitih dobavljača. Može biti korisno dokumentirati kratko dogovoreno područje projekta u proračunskoj dokumentaciji, u slučaju da završite s potrebom da unesete promjene u veći projekt na temelju proračunskih ograničenja ili ako vaš dobavljač ne isporučuje točno ono što ste očekivali.

6. Dodajte prekretnice

Koristite svoj popis isporučenosti kao okvir za dodavanje prekretnica i zadataka koji trebaju biti dovršeni kako bi se postigao veći cilj. Utvrdite razumne rokove, uzimajući u obzir produktivnost, dostupnost i učinkovitost članova projektnog tima.

Razmislite o vašim prekretnicama unutar SMART okvira. Vaši ciljevi bi trebali biti:

• Specific: Jasno, sažeto i pisano na jeziku koji bi itko mogao razumjeti.
• Mjerljivi: Koristite brojeve ili kvantitativni jezik kada je to prikladno. Izbjegavajte nejasne opise koji ostavljaju uspjeh do osobne, subjektivne interpretacije.
• Prihvatljivo: Dobijte buy-in od dionika na svoje ciljeve, prekretnice i isporuke.
• Realno: ali nemojte postavljati ciljeve koji su nemoguće postići. To je frustrirajuće za vaš tim i za vaše dionike i može u konačnici odgoditi vaš projekt jer postizanje nemogućosti obično košta više i traje duže.
• Na temelju vremena: Postavite konkretne rokove. Ako morate mijenjati rokove povezane s vašim prekretnicama, dokumentirajte kada i zašto ste izvršili promjenu. Izbjegavajte stealth promjene - ili uredite rokove bez obavještavanja vašeg tima i relevantnih dionika.

7. Postavite smjernice za izvješćivanje o napretku

To mogu biti mjesečna, tjedna ili dnevna izvješća. U idealnom slučaju, suradnički radni prostor trebao bi se postaviti za vaš projekt na mreži ili izvan mreže, gdje sve strane mogu pratiti napredak. Provjerite imate li plan za komunikaciju - dokumentirati koliko često ćete ažurirati dionike o napretku i kako ćete dijeliti informacije kao što je na tjednom sastanku ili dnevnoj e-pošti.

Koristite okvir koji ste postavili kada ste prepoznali vaše prekretnice vodi vaše izvješća. Pokušajte ne stvoriti bilo kakve kotače ili gubiti vrijeme generiranjem novih izvješća svaki put kada trebate komunicirati napredak. Imajte na umu da pomoću softvera za upravljanje projektima kao što je Basecamp može zadržati dionike u petlji bez zagušenja pretinca pristigle pošte ili izgubiti razgovore u dugim nepristupačnim razgovorima.

Tajna učinkovitog planiranja i upravljanja projektima ostaje organizirana i dobro komunicira sa svojim tim i dionici. Bilo da odlučite koristiti softver za upravljanje projektom ili ne, razmislite o tome gdje i kako pohranjujete sve materijale i resurse koji se odnose na vaš projekt - držite sve na jednom mjestu ako možete. Sretno!