Raspored zadržavanja zapisa

Svi znamo da moramo spremiti i zaštititi poslovne zapise. I nakon nekoliko godina smo otkrili da sve ove evidencije koje čuvamo zauzimaju više prostora u ormarićima datoteka nego radni prostor za sebe i svoje zaposlenike.

Dobra je vijest da uistinu ne moramo držati sve one zapise zauvijek. Da, neki moramo zadržati zauvijek. Neki čuvamo samo dok se IRS nije upoznao s nama. A neke nam je potrebno samo nekoliko godina.

Kažem koji rekord treba biti zadržan, koliko dugo, malo je teže. Pravilno odlaganje privremenih zapisa nije tako jednostavno kao samo bacanje papira u koš za smeće.

Ovo je mjesto gdje dolazi do zapisnika čuvanja zapisa. Ovaj dokument navodi vrste zapisa koje vaše poduzeće proizvodi (financijski, kadrovski, ugovori, operacije itd.); identificira bilo kakve zakonske zahtjeve za vrijeme dok se zapis mora voditi i nadležna tijela, kao što su IRS ili Sarbanes-Oxley; zabilježit će koliko dugo zapis se obično aktivno koristi u poslovanju; i može sadržavati i druge podatke, kao što je napomenuvši da zapisi sadrže osjetljive osobne identifikacijske podatke; i ako su mikrofilmovi ili digitalno skenirani primjerci prihvatljive zakonske alternative papirnatom dokumentu.

Pretražujte na internetu i naći ćete mnogo informacija o zapisima o zadržavanju zapisa i uzorcima, kao što je ova knjiga koju nudi Millennium Records Management. Zapamtite, međutim, da je uzorak raspored samo generalizirani prikaz onoga što izgleda. Raspored zadržavanja vaših zapisa bit će prilagođen vašem poslovanju, mjestu gdje se nalazite, u kojim državama i / ili zemljama koje poslujete, bez obzira na to jeste li u privatnom vlasništvu ili trgovačke dionice na tržištu dionica, javna je ustanova, držite ugovore s vladom i bezbroj drugih čimbenika.

Morate raditi s računovođom, pravnim savjetnikom i / ili tvrtkom za upravljanje profesionalnim zapisima kako biste razvili i uspostavili svoje.

svi u vašoj tvrtki znaju za to. To pomaže osigurati da vaši vitalni zapisi zapravo budu na prvom mjestu. Kasnije, kažete da imate više ormara za datoteke za račune koji se plaćaju. Vaš retencijski raspored kaže da ih trebate držati već 6 godina, ali iskustvo vam pokazuje da ste zaista došli samo tri godine. Znajući to, možete osloboditi prostor za poslovni / uredski prostor prenošenjem tih zapisa kako biste osigurali pohranu izvan mjesta ili alternativni medij za pohranu.

Nakon što dobijete zapise koji dospijevaju do kraja razdoblja čuvanja, možete ih odložiti. Ali, kao što sam rekao, ne možete ih jednostavno baciti u recikliranje. Morate imati uspostavljen postupak za njihovo odlaganje. Da, morate stvoriti više dokumenata kako biste se riješili starih dokumenata.

Želite imati ljude koji su izradili zapisnik da više ne trebaju zapise. Morate napomenuti da su zapisi dosegnuli kraj razdoblja zadržavanja prema važećem Rasporedu čuvanja zapisa i provjerili da njihovo razdoblje zadržavanja nije produženo zbog revizije, parnica itd.

Želite potvrditi kada, kako i kome su dokumenti uništeni. Danas je to lakše, nego u prošlosti, kad sam provela mnogo sati izvlačivši kutije dolje do pristaništa za utovar i dovođenje papira u usitnjivač pored kontejnera. U posljednjih nekoliko godina su mobilizirane tvrtke koje se bave mobilizacijom. Oni će voziti svoje velike kamionere postavljene konfetičke drobilice na vaše poslovanje, odvesti svoje kutije do kamiona, pustiti te svjedočiti njihovom uništenju i dati vam potvrdu o uništenju.

Uspostavljanje, implementacija i praćenje Rasporeda čuvanja zapisa bit će dugačak put kako bi se osiguralo da Vaša tvrtka održava i održava vitalne zapise koji trebate nastaviti u poslovanju. I, u najgorem slučaju, trebate li biti uhvaćeni u sudskim sporovima ili slično, dokazite da se vaša evidencija čuva i uništava u redovitom, utvrđenom, odobrenom, dokumentiranom procesu, a ne u ponoć izgorjeti iza štale u amaterski pokušaj da se izbjegne krivnja i odgovornost, ili zapriječiti pravni postupak.

Steve Lange

Urednik

Palo Alto Software