Kako učinkovito outsourceirati prilikom pokretanja male tvrtke

Kada upravljate malom tvrtkom, uvijek je sjajna vijest da otkrijete da imate više posla nego što možete pratiti. A kada sve veće radno opterećenje ne jamči da je potrebno dodatno zaposleno, outsourcing može biti učinkovito i financijski održivo rješenje.

Outsourcing ima svoje prednosti; naime, može podnijeti pritisak od vašeg tima u vlastitoj kući, ali postoje očigledne zabrinutosti o tome da neka vanjska osoba, bez obzira na to koliko je kvalificirana ili iskusna, pridonosi prikazivanju i izlasku vašeg poslovanja.

Dodjeljivanje zadatke pružateljima outsourcinga

Iako ste se odlučili na outsourcing zadataka kao rezultat povećanja opterećenja, neophodno je da najvažniji i vitalniji posao svakako treba ostati u kući. Imat ćete više kontrole i uloga u odnosu na ono što se proizvodi, a to će raditi pojedinci koji imaju detaljnije znanje o vašem poslovanju i kako funkcionira.

Kada pojedinac radi izvan radnog okruženja, prirodno imate manje kontrole i uloga u odnosu na posao koji proizvode i na način na koji to rade.

Ako privremeno zapošljavate nekoga, često je sklon opuštanju procesa kojim osoba i njihova vrednuju se vještine. Međutim, bez obzira na to koliko će kratko razdoblje neka osoba raditi s nekom tvrtkom, njihove vještine i iskustvo trebaju se ispitati s istom pažnjom na detalje kao da su potencijalni zaposlenici s punim radnim vremenom.

Upotrijebite isti postupak i mentalitet koji biste radili ako ste zaposlili stalni član punog radnog vremena. Čak i ako će pojedinac relativno kratko pridonijeti vašem poslu, zatražiti reference, uzorke njihovog rada i detaljan zapis o svom iskustvu i povijesti rada do danas. Uostalom, plaćate svoje usluge, stoga trebate osigurati da oni budu sposobni pružiti visokokvalitetan posao koji će doprinijeti vašem poslovanju.

Steve Mezak je izvršni direktor tvrtke Accelerance, tvrtka u Kaliforniji specijalizirana za pomažući malim tvrtkama i tvrtkama da rade na outsourcingu. Govoreći na www.businessweek.com, g. Mezak je rekao: "Unajmljivanje dobavljača za outsourcing je poput zapošljavanja zaposlenika […] Razmislite o off-shore timu kao svoj, koji ste pažljivo zaposlili i upravljati s vremenom da biste dobili odlične rezultate." Biti strogi o tome tko ćete zaposliti osigurat ćete da se novac koji se koristi za eksternaliziranje posla neće biti izgubljen i da se rad neće poboljšati ili obnoviti stalni zaposlenici koji su zauzeti s ispunjavanjem vlastitih odgovornosti. U takvom slučaju, outsourcing u suštini može povećati opterećenje.

Kako biste izbjegli potrebu za promjenom i poboljšavanjem posla, budite specifični s obzirom na zadatke koje dodijelite vanjskom zaposleniku. Jednostavna činjenica da nisu u radnoj sredini uklanja mogućnost da raspravlja o idejama, zahtjevima i radu koji se proizvodi. Stvaranje detaljnog izvješća o očekivanjima uštedjet će vrijeme i novac te će osigurati postizanje najboljih rezultata u učinkovitom vremenskom okviru.

Poduzimanje mjera za osiguranje učinkovitog outsourcinga

Dodjela vanjskog zaposlenika adresa e-pošte tvrtke bitno je za održavanje kontakta, naznačivanje očekivanja i dužnosti, kao i precizan način evidentiranja točno tko je odgovoran za zadatke - to će biti osobito korisno ukoliko postoji ikakav spor ili zbunjenost o onome što se očekivalo od vanjskog zaposlenika.

Kada netko radi za vašu tvrtku, trebat će vam pristup relevantnim materijalima i informacijama da bi obavili posao. To uključuje pristup i korištenje IT sustava vašeg poduzeća. Ako ste izvršili potrebne pozadinske provjere i dobivene reference, trebali biste biti u mogućnosti povjeriti pojedincu kako bi im omogućio pristup tim informacijama.

Međutim, kako vaša radna snaga raste, uključujući i vanjske zaposlenike, povjerenje više nije adekvatna linija obrane s obzirom na stvari kao što je IT sigurnost. Iako je potrebno i zaista vitalno da zaposlenici imaju pristup relevantnom materijalu, osiguravajući da imate odgovarajuća ograničenja, uklonit ćete svaku prijetnju kojom se neprimjereno može upotrijebiti povjerljivi materijal, uključujući informacije vezane uz bazu klijenata. Provedba učinkovite IT sigurnosti, dostupna od tvrtki kao što je UK-based tvrtka TSG, je učinkovit način primjene sigurnosnih pravila. Omogućuje vam ograničavanje pristupa određenom materijalu, a da pritom ne ometa izlaz zaposlenika, trajno ili privremeno.

Iako je od najveće važnosti opisati ono što se očekuje od pojedinca prilikom outsourcinga, jednako je važno učinite plaćanja plaćanja jasnim zaposlenicima. Budući da vaša tvrtka raste i outsourcing postaje ponavljajuća potreba da se nosi s potražnjom, standardni ugovor koji određuje plaćanje i uvjete rada je učinkovita metoda kontrole ovog aspekta outsourcinga.

Međutim, kada ste outsourcing na malom razmjera, formalno postavljanje očekivanja i pojedinosti o plaćanju na koje se obje strane slažu, više je nego dovoljno. Kao i svaka komunikacija između poslovnog i vanjskog zaposlenika, to treba zabilježiti u obliku e-pošte, tako da se sva sporna pitanja mogu brzo riješiti.

Outsourcing namjerava uštedjeti vrijeme i trud, pridonoseći uspjehu i rastu vašeg poslovanje. No, uzimanje vremena i pažnje pri odabiru zaposlenika koji će biti odgovorni za vaše delegirane zadatke i provođenje potrebnih mjera za uklanjanje potencijalnih problema, osigurat će da je outsourcing pomoć, a ne zapreka, za postizanje vašeg poslovanja.