7 savjeta za učinkovito fakturiranje

Kao vlasnik male tvrtke, vjerojatno volite ono što radite i možda biste čak rekli da biste to mogli besplatno, ako biste mogli. No, na kraju dana potreban vam je novčani tijek kako bi se vaše poslovanje održalo.

dostavnica račun je poslan kupcima za robu ili usluge koje ste dali. Opisuje ono što je prodano, koliko klijent duguje i kada i kako kupac treba platiti. Velike tvrtke imaju namjenske računovođe da rade svoje fakturiranje, ali većina vlasnika malih tvrtki to mora učiniti sami. I prosječna mala tvrtka čeka više od 5.000 dolara u dospjelim plaćanjima u bilo kojem mjesecu, prema Intuitovom istraživanju od 1.000 američkih malih poduzetnika.

Investmentmatome je razgovarao s računovođama i računovodstvenim stručnjacima o tome kako poduzetnici mogu učinkovitije pripremati račune i brže plaćati.

1. Automatizirati proces

Ako to već niste učinili, postavite softver za automatizaciju faktura. Većina računovodstvenih platformi kao što su QuickBooks, Xero, FreshBooks i Wave Accounting obuhvaćaju mogućnosti fakturiranja ili se možete prijaviti za uslugu samo za fakture kao što je Bill.com, Hiveage i Billbooks.

"Vrijeme je da se migriramo iz programa Excel i PDF u aplikacije za fakturiranje u oblaku", izjavio je glavni izvršni direktor Billeriesa Sagar Kogekar u e-poruci Investmentmatomeu. "Postoje hrpe softvera, a vi ćete uštedjeti vrijeme i novac ako to odaberete."

Oko 70% malih poduzeća koristi softver za fakturiranje, prema anketi tvrtke za više od 200 malih poduzetnika tvrtke Concur, tvrtke Bellevue u Washingtonu, koja pruža usluge automatiziranim uslugama fakturiranja i proizvodima za upravljanje troškovima tvrtkama.

Korištenje softvera za fakturiranje smanjuje pogreške i štedi novac. Tvrtke koje automatiziraju svoje naplatne procese smanjuju troškove fakturiranja za 40% do 70%, prema izvješću tvrtke Ardent Partners, tvrtke Boston koja istražuje upravljanje nabavom. Automatizacija također olakšava fakturiranje, oslobađajući vrijeme da se poduzetnici usredotoče na vođenje poslovanja.

"Mogu trošiti svoje dragocjeno vrijeme nošenjem CFO šešira umjesto njihovog ručnog unosa podataka", kaže direktorica za upravljanje proizvodima Concur Jessica Staley Investmentmatomeu.

2. Pošaljite pisane citate

Ako je moguće, upravljate očekivanjima vaših klijenata slanjem pisane ponude cijene prije nego što isporučite proizvod ili uslugu koju im nudite. Citat treba sadržavati procijenjeni trošak posla i način prihvaćanja plaćanja, bilo s gotovinom, kreditnom karticom, provjerom ili online. Uvjerite se da korisnik prihvaća uvjete u pisanom obliku prije nego što prihvatite narudžbu.

"Ja sam ogroman fan dokumentiranja sve", kaže Sara Rosenfeld, voditelj marketinga proizvoda u Wave računovodstvu.

3. Postavite kratke uvjete plaćanja

Kada pošaljete kupca fakturu, odredite vremenski okvir za plaćanje. Standard je obično 30 dana ili manje, ali možete odabrati bilo koju količinu vremena.

Prosječni dužnik plaća dva tjedna kasno, prema Xero analizi više od 12 milijuna faktura. Stručnjaci Xero preporučuju postavljanje rokova plaćanja u roku od 13 dana ili manje, ako želite da se realno plaća u roku od 30 dana. Online fakturiranje omogućuje brže plaćanje kupcima, kaže Amy Vetter, Xeroov voditelj računovodstva, SAD.

"Ljudi su navikli plaćati stvari na mreži, a ne nužno čekaju da prekinete ček u petak", kaže Vetter Investmentmatomeu. "Mnogo je prihvatljivo postaviti te vrste [kratkih] uvjeta plaćanja s kupcima."

4. Stvorite sustav numeriranja

Brojčavanje faktura pomoći će vam da pratite dolazne uplate za porezne svrhe. Možete koristiti slova, brojeve ili kombinaciju dva znaka za označavanje svake fakture. Odaberite sustav koji vam odgovara, no stručnjaci za fakturiranje preporučuju da ne koristite "001" za prvu fakturu. Počevši od većeg broja pomoći će vam da vas vaši klijenti vide kao ustanovljeni stručnjak, čak i ako ste novi posao.

"Počnite s 0053, samo da naiđete na malo više profesionalne", kaže Faraz Shafaghi, direktor marketinga proizvoda i angažman kupaca u FreshBooks.

5. Koristite pristojan jezik

Iako može činiti lagano, Shafaghi kaže da će pomoću faktura "molimo platiti (datum)" i "hvala za vašu tvrtku" na fakturama povećati vaše šanse za plaćanje. Također možete poslati bilješke za hvala ili e-poštu korisnicima koji plaćaju na vrijeme ili u ranoj fazi.

"Podsjetite svog klijenta o ostalim proizvodima i uslugama koje nudite i da biste ih voljeli ponovno poslužiti", kaže Mike Savory, menadžer za upravljanje proizvodnjom za računalnu softversku tvrtku Sage North America.

6. Pošaljite fakture odmah

Kada dovršite uslugu ili isporučujete robu kupcu, odmah pošaljite račun. To će vam pomoći da ostanete na vrhu klijenta i postavite presedan za brzinu.

Ako je moguće, omogućite korisnicima plaćanje na licu mjesta putem mobilnog sustava plaćanja kao što su Apple Pay ili Square. Neki sustavi za fakturiranje, uključujući Wave, Flint Mobile i QuickBooks, također dopuštaju vlasnicima tvrtki prihvaćanje mobilnih plaćanja.

7. Pratite

Ako vam se odmah ne plaća, pošaljite podsjetnike svojim klijentima o rokovima plaćanja. Podsjetnike je prikladno poslati tjedan dana prije nego što dospije plaćanje, dan koji treba i svaki tjedan nakon što bude kasno, kaže Rosenfeld, iz Wave Accountinga.Za artikle velike karte, kao što je narudžba od 5.000 USD, prihvatljivo je slati češće podsjetnike.

Ako ste zabrinuti zbog prelijevanja previše praćenja e-pošte, Rosenfeld predlaže da pomoću softvera za fakturiranje postavite automatizirane obavijesti o plaćanju klijentima.

"Nemojte se zabrinuti da slanje podsjetnika ili drugačije praćenje neplaćenih računa bit će smatrano nepristojnim ili kršenje odnosa koje ste stvorili s kupcem", kaže Savour, iz Sage North America. "Pokrećete tvrtku, a potreba za brzim i potpunim plaćanjem ne bi trebala biti iznenađenje nikome."

Više pomoći pri pokretanju i pokretanju male tvrtke potražite na našem web mjestu Vodič za male tvrtke.

Teddy Nykiel je pisac osoblja koji pokriva osobne financije za Investmentmatome, Pratite je na Twitteru @teddynykiel i dalje Google+.

Slika putem iStock